Kế toán công ty thương mại nhìn bề ngoài có vẻ đơn giản: mua hàng rồi bán hàng. Nhưng khi số mã hàng, khách hàng và nhà cung cấp tăng, hệ thống rất dễ lệch nếu không đối chiếu thường xuyên.
1. Mua hàng
Cần liên kết:
- đơn hàng;
- hợp đồng;
- hóa đơn;
- nhập kho;
- công nợ;
- thanh toán.
2. Bán hàng
Doanh thu, hóa đơn, xuất kho và công nợ khách hàng phải cùng một logic.
3. Hàng tồn kho
Đây thường là điểm khó nhất. Cần kiểm soát:
- mã hàng;
- đơn vị tính;
- kho;
- nhập xuất;
- kiểm kê;
- hàng hỏng/chậm luân chuyển.
4. Giá vốn
Sai giá vốn làm sai lợi nhuận ngay cả khi doanh thu đúng.
5. Chiết khấu và khuyến mại
Phải có chính sách, hồ sơ và cách hạch toán nhất quán.
6. Công nợ
Nhiều khách hàng và nhà cung cấp khiến công nợ tăng nhanh. Nên đối chiếu định kỳ.
7. Ngân hàng
Đối chiếu sao kê với thu tiền khách hàng và trả nhà cung cấp.
8. Hóa đơn
Hóa đơn đầu vào/đầu ra cần khớp giao dịch, kho và sổ.
Khi thuê dịch vụ kế toán cần hỏi gì?
Đừng chỉ hỏi có “làm thuế” không. Hãy hỏi:
- có theo dõi kho không;
- có đối chiếu công nợ không;
- có hỗ trợ giá vốn không;
- giới hạn số mã hàng là gì;
- có nhận dữ liệu từ phần mềm bán hàng không.
Kết luận
Với công ty thương mại, chất lượng kế toán nằm ở khả năng nối ba dòng dữ liệu: hàng hóa - tiền - công nợ. Nếu ba dòng này khớp, báo cáo cuối kỳ sẽ đáng tin cậy hơn.