Khi rà soát quyết toán, nhiều vấn đề không cần nghiệp vụ quá phức tạp cũng có thể được nhìn thấy qua sự không nhất quán giữa hóa đơn, sổ, ngân hàng và hồ sơ thực tế.
1. Tiền mặt âm hoặc quá lớn
Số dư bất thường cần có giải thích hợp lý và khớp chứng từ.
2. Công nợ treo nhiều năm
Khoản phải thu/phải trả lâu ngày nhưng không có đối chiếu là dấu hiệu cần rà soát.
3. Doanh thu không khớp hóa đơn
Chênh lệch cần xác định nguyên nhân theo thời điểm ghi nhận và nghiệp vụ thực tế.
4. Ngân hàng không khớp sổ
Sao kê là nguồn đối chiếu quan trọng, dễ phát hiện giao dịch bỏ sót.
5. Tồn kho không khớp thực tế
Sổ có hàng nhưng kho không có, hoặc ngược lại, đều cần giải thích.
6. Chi phí có hóa đơn nhưng thiếu hồ sơ
Hóa đơn không thay thế hợp đồng, giao nhận, nghiệm thu hoặc chứng từ thanh toán khi những tài liệu đó cần thiết.
7. Chi phí cá nhân lẫn vào doanh nghiệp
Rất thường gặp ở công ty nhỏ.
8. Tài sản không có hồ sơ đầy đủ
Thiếu biên bản bàn giao, hồ sơ mua, thông tin sử dụng hoặc tính khấu hao không nhất quán.
9. Lương không khớp hồ sơ lao động
Chấm công, hợp đồng, bảng lương và chứng từ thanh toán nên liên kết được với nhau.
10. Số đầu kỳ và cuối kỳ không liên tục
Chuyển phần mềm, đổi kế toán hoặc sửa số nhưng không lưu lịch sử có thể tạo ra khoảng trống dữ liệu.
Cách rà soát trước quyết toán
- đối chiếu ngân hàng;
- đối chiếu công nợ;
- kiểm kê kho;
- rà soát hóa đơn;
- rà soát tài sản;
- rà soát lương;
- kiểm tra khoản treo;
- giải thích biến động lớn.
Kết luận
Điểm yếu của sổ sách thường không nằm ở một bút toán đơn lẻ mà ở việc các nguồn dữ liệu không kể cùng một câu chuyện.