Phát hiện báo cáo tài chính sai sau khi đã hoàn thành là tình huống không hiếm. Điều quan trọng là không sửa trực tiếp con số trên báo cáo mà bỏ qua sổ kế toán gốc.
Bước 1. Xác định sai ở đâu
Phân loại:
- sai hạch toán;
- thiếu chứng từ;
- sai công nợ;
- sai kho;
- sai tài sản;
- sai doanh thu/chi phí;
- sai trình bày;
- sai số dư đầu kỳ.
Bước 2. Xác định kỳ bị ảnh hưởng
Sai một nghiệp vụ có thể ảnh hưởng nhiều chỉ tiêu và cả năm sau. Cần truy vết thay vì chỉ sửa dòng cuối.
Bước 3. Sửa từ sổ kế toán
Nguyên tắc thực tế là:
chứng từ → hạch toán → sổ → báo cáo.
Nếu chỉ sửa báo cáo mà sổ không đổi, lần đối chiếu sau lại lệch.
Bước 4. Kiểm tra hồ sơ thuế liên quan
Một sai sót kế toán có thể hoặc không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế. Cần tách hai vấn đề: kế toán và thuế.
Bước 5. Xác định việc nộp lại/điều chỉnh
Tùy tình trạng hồ sơ và quy định áp dụng, doanh nghiệp có thể cần thực hiện thủ tục điều chỉnh hoặc nộp lại phù hợp. Không nên dùng một công thức cho mọi trường hợp.
Bước 6. Lưu hồ sơ giải thích
Lưu:
- nguyên nhân sai;
- bút toán điều chỉnh;
- chứng từ bổ sung;
- báo cáo trước/sau;
- người phê duyệt;
- hồ sơ nộp lại nếu có.
Những lỗi nên tránh
- sửa số trên Excel nhưng không sửa phần mềm;
- xóa bút toán cũ không lưu lịch sử;
- đổi số để “khớp” mà không tìm nguyên nhân;
- nộp lại nhiều lần nhưng không có hồ sơ giải thích.
Kết luận
BCTC sai có thể xử lý, nhưng càng phát hiện sớm càng dễ. Doanh nghiệp nên xây bước rà soát trước khi ký và nộp báo cáo.