Phát hiện quá hạn tờ khai thường khiến doanh nghiệp lo lắng và có xu hướng chờ “hỏi cho chắc”. Cách xử lý tốt hơn là xác định chính xác hồ sơ bị chậm và xử lý sớm.
Bước 1. Xác định hồ sơ nào bị chậm
Ghi rõ:
- loại tờ khai;
- kỳ tính thuế;
- thời hạn theo quy định;
- ngày hiện tại;
- hồ sơ đã lập đến đâu;
- có phát sinh số thuế phải nộp hay không.
Bước 2. Kiểm tra dữ liệu trước khi nộp
Không nên nộp một tờ khai sai chỉ để “có ngày nộp”. Hãy đối chiếu sổ, hóa đơn, ngân hàng và dữ liệu liên quan.
Bước 3. Nộp hồ sơ càng sớm càng tốt
Việc tiếp tục trì hoãn có thể làm tăng mức độ vi phạm hoặc phát sinh thêm nghĩa vụ. Nghị định 125/2020/NĐ-CP là một trong các căn cứ xử phạt hành chính về thuế, hóa đơn; khi áp dụng thực tế cần kiểm tra văn bản sửa đổi và tình trạng cụ thể tại thời điểm xử lý.
Bước 4. Kiểm tra tiền thuế và tiền chậm nộp nếu có
Chậm tờ khai và chậm nộp tiền thuế là hai vấn đề cần phân biệt. Doanh nghiệp cần xác định mình đang vướng một hay cả hai.
Bước 5. Lưu bằng chứng đã xử lý
Lưu thông báo tiếp nhận, kết quả nộp, chứng từ nộp tiền, email trao đổi và hồ sơ giải trình nếu có.
Có nên “để đến cuối năm làm một lần”?
Không. Một lỗi nhỏ có thể kéo theo nhiều kỳ. Càng để lâu, việc đối chiếu càng khó.
Nguyên nhân thường gặp
- không có lịch;
- thay kế toán;
- chữ ký số hết hạn;
- tài khoản lỗi;
- thiếu chứng từ;
- chủ doanh nghiệp chưa duyệt;
- hiểu sai rằng “không phát sinh thì không cần khai”.
Cách tránh lặp lại
- tạo lịch nhắc trước hạn;
- chốt chứng từ sớm;
- có người dự phòng;
- theo dõi thời hạn chữ ký số;
- kiểm tra trạng thái nộp sau khi gửi;
- lưu xác nhận thành công.
Khi nào cần hỗ trợ chuyên môn?
Nếu có nhiều kỳ chậm, số liệu không khớp hoặc có thông báo xử phạt, nên để người có chuyên môn rà soát toàn bộ thay vì xử lý từng tờ khai rời rạc.
Kết luận
Chậm nộp không nên được xử lý bằng im lặng. Hãy xác định, nộp sớm, kiểm tra nghĩa vụ tiền thuế và xây quy trình để lỗi không lặp lại.