Có hóa đơn chưa chắc đã đủ để doanh nghiệp yên tâm ghi nhận chi phí hoặc khấu trừ thuế. Điều quan trọng là hóa đơn phải gắn với giao dịch thực tế và có bộ hồ sơ phù hợp.
1. Hóa đơn phải được lập đúng quy định
Từ 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Hóa đơn cần có các nội dung bắt buộc phù hợp và phản ánh trung thực nghiệp vụ.
2. Thông tin người bán và người mua phải phù hợp
Kiểm tra tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc thông tin định danh theo trường hợp. Khi có sai sót, không nên tự sửa file hóa đơn mà phải xử lý theo quy định.
3. Nội dung hàng hóa, dịch vụ phải phản ánh giao dịch thật
Tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất và thời điểm cần phù hợp với hợp đồng, giao nhận và bản chất giao dịch.
4. Cần có chứng từ liên quan
Tùy giao dịch, bộ hồ sơ có thể gồm:
- hợp đồng;
- báo giá/đơn hàng;
- phiếu giao nhận;
- biên bản nghiệm thu;
- chứng từ thanh toán;
- hồ sơ kho;
- tài liệu khác.
5. Điều kiện khấu trừ GTGT cần được kiểm tra riêng
Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 là căn cứ quan trọng hiện hành. Ngoài hóa đơn/chứng từ hợp pháp, doanh nghiệp cần xem xét điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt và các điều kiện khác trong trường hợp pháp luật yêu cầu.
6. Hóa đơn phải phục vụ hoạt động doanh nghiệp
Một khoản chi không liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ có rủi ro khác với khoản chi có mục đích rõ, dù đều có hóa đơn.
7. Đối chiếu với dữ liệu kế toán
Hóa đơn đầu vào phải khớp với:
- công nợ;
- ngân hàng;
- kho;
- tài sản;
- chi phí;
- hồ sơ mua hàng.
Checklist kiểm tra trước khi hạch toán
- Người bán có đúng không?
- Người mua có đúng không?
- Hàng hóa/dịch vụ có đúng giao dịch?
- Thời điểm hóa đơn hợp lý?
- Thuế suất cần rà soát?
- Có hợp đồng/chứng từ hỗ trợ?
- Thanh toán đáp ứng điều kiện nếu có?
- Đã lưu file hóa đơn và hồ sơ cùng nơi?
Kết luận
“Hóa đơn hợp lệ” không nên được hiểu là một file XML/PDF nhìn đúng mẫu. Sự hợp lệ phải được nhìn trong toàn bộ chuỗi giao dịch và điều kiện thuế áp dụng.