Dịch vụ kế toán gồm những công việc gì? Checklist dành cho chủ doanh nghiệp

Khi thuê dịch vụ kế toán, nhiều chủ doanh nghiệp chỉ quan tâm đến câu hỏi: “Phí mỗi tháng bao nhiêu?”

Tuy nhiên, câu hỏi quan trọng hơn nên là:

“Với mức phí đó, đơn vị dịch vụ kế toán thực hiện những công việc gì và chịu trách nhiệm đến đâu?”

Một gói dịch vụ kế toán có thể bao gồm từ tiếp nhận chứng từ, hạch toán, quản lý sổ sách, thực hiện công việc thuế cho đến lập báo cáo tài chính và hỗ trợ giải trình số liệu.

Nhưng phạm vi cụ thể giữa các đơn vị có thể khác nhau.

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên có một checklist rõ ràng để biết công việc nào đã nằm trong gói, công việc nào chưa bao gồm và trách nhiệm của mỗi bên là gì.

Dịch vụ kế toán gồm những công việc gì?

Tùy quy mô doanh nghiệp và nội dung hợp đồng, một gói dịch vụ kế toán thường có thể bao gồm các nhóm công việc chính sau:

tiếp nhận và kiểm tra chứng từ;
hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
quản lý và hoàn thiện sổ sách kế toán;
theo dõi doanh thu, chi phí và công nợ;
thực hiện các công việc thuế theo phạm vi thỏa thuận;
lập báo cáo kế toán;
lập báo cáo tài chính;
hỗ trợ rà soát số liệu;
tư vấn về chứng từ và nghiệp vụ;
hỗ trợ giải trình khi cần thiết;
lưu trữ và bàn giao hồ sơ kế toán.

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần toàn bộ các công việc trên ở cùng một mức độ.

Do đó, doanh nghiệp nên căn cứ vào tình trạng thực tế để lựa chọn phạm vi dịch vụ phù hợp.

1. Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ

Đây là một trong những công việc đầu tiên của quá trình kế toán.

Chứng từ doanh nghiệp có thể bao gồm:

hóa đơn đầu vào;
hóa đơn đầu ra;
phiếu thu;
phiếu chi;
ủy nhiệm chi;
sao kê ngân hàng;
hợp đồng;
biên bản;
bảng lương;
chứng từ thanh toán;
hồ sơ mua bán;
các tài liệu có liên quan đến nghiệp vụ phát sinh.

Đơn vị dịch vụ kế toán cần tiếp nhận chứng từ theo thời gian và phương thức đã thống nhất với doanh nghiệp.

Sau đó, chứng từ cần được kiểm tra về:

thông tin;
tính đầy đủ;
sự phù hợp với nghiệp vụ;
các tài liệu kèm theo;
khả năng sử dụng để ghi nhận kế toán.

Nếu phát hiện chứng từ còn thiếu hoặc có nội dung cần làm rõ, doanh nghiệp nên được thông báo sớm để bổ sung.

Vì sao bước kiểm tra chứng từ quan trọng?

Nếu chứng từ được kiểm tra ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể hạn chế tình trạng:

thiếu hồ sơ;
thất lạc chứng từ;
ghi nhận sai nghiệp vụ;
đến cuối kỳ mới phát hiện vấn đề;
phải rà soát lại một lượng lớn dữ liệu.

Vì vậy, một dịch vụ kế toán tốt không chỉ “nhận hóa đơn để nhập liệu” mà cần có quy trình kiểm tra chứng từ rõ ràng.

2. Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh

Sau khi chứng từ được tiếp nhận và kiểm tra, kế toán tiến hành ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào hệ thống kế toán.

Tùy loại hình doanh nghiệp, các nghiệp vụ có thể liên quan đến:

mua hàng;
bán hàng;
thu tiền;
chi tiền;
ngân hàng;
công nợ;
tiền lương;
tài sản;
công cụ dụng cụ;
hàng tồn kho;
chi phí;
doanh thu;
các nghiệp vụ khác theo hoạt động thực tế.

Việc hạch toán cần phản ánh đúng bản chất của giao dịch và phù hợp với hệ thống kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng.

Hạch toán không chỉ là nhập số liệu

Một sai lầm phổ biến là cho rằng công việc kế toán chỉ là đưa hóa đơn vào phần mềm.

Trên thực tế, kế toán còn phải xác định:

nghiệp vụ thuộc nhóm nào;
thời điểm ghi nhận;
tài khoản sử dụng;
đối tượng công nợ;
chi phí liên quan;
chứng từ đi kèm;
mối liên hệ với các nghiệp vụ khác.

Do đó, chất lượng hạch toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sổ sách và báo cáo sau này.

3. Quản lý và hoàn thiện sổ sách kế toán

Sau khi hạch toán, dữ liệu cần được tổ chức thành hệ thống sổ sách.

Tùy doanh nghiệp, sổ sách có thể liên quan đến:

tiền mặt;
tiền gửi ngân hàng;
công nợ phải thu;
công nợ phải trả;
doanh thu;
chi phí;
tài sản cố định;
công cụ dụng cụ;
hàng tồn kho;
lương;
các tài khoản kế toán khác.

Đơn vị dịch vụ cần bảo đảm dữ liệu được ghi nhận có hệ thống và có thể đối chiếu khi cần.

Chủ doanh nghiệp nên yêu cầu gì?

Doanh nghiệp nên thống nhất ngay từ đầu:

ai giữ dữ liệu kế toán;
doanh nghiệp có được nhận file dữ liệu hay không;
thời điểm bàn giao sổ sách;
hình thức bàn giao;
dữ liệu được lưu ở đâu;
khi kết thúc hợp đồng thì bàn giao như thế nào.

Dữ liệu kế toán là tài sản quan trọng của doanh nghiệp nên không nên phụ thuộc hoàn toàn vào một cá nhân hoặc đơn vị dịch vụ.

4. Theo dõi công nợ phải thu và phải trả

Một số gói dịch vụ kế toán có thể bao gồm theo dõi công nợ.

Công việc thường liên quan đến:

khách hàng còn nợ bao nhiêu;
khoản nào đã đến hạn;
nhà cung cấp nào chưa thanh toán;
số dư công nợ;
đối chiếu với chứng từ;
rà soát các khoản tồn đọng.

Đối với doanh nghiệp có nhiều khách hàng và nhà cung cấp, công nợ là một nội dung cần đặc biệt quan tâm.

Nếu doanh nghiệp cần báo cáo công nợ thường xuyên, nên ghi rõ tần suất trong phạm vi dịch vụ.

Ví dụ:

hàng tuần;
hàng tháng;
cuối quý;
theo yêu cầu.

5. Theo dõi doanh thu và chi phí

Doanh nghiệp cần biết số liệu kế toán không chỉ để thực hiện các nghĩa vụ liên quan mà còn để quản lý hoạt động kinh doanh.

Dịch vụ kế toán có thể hỗ trợ tổng hợp:

doanh thu;
chi phí;
kết quả kinh doanh;
các khoản chi lớn;
các khoản bất thường;
số liệu theo từng thời kỳ.

Tuy nhiên, cần phân biệt giữa:

báo cáo kế toán theo yêu cầu thông thường

và:

báo cáo quản trị chuyên sâu.

Nếu chủ doanh nghiệp cần phân tích:

lợi nhuận theo sản phẩm;
lợi nhuận theo dự án;
doanh thu theo chi nhánh;
chi phí theo phòng ban;
dòng tiền chi tiết;

thì nên trao đổi rõ vì đây có thể là phạm vi công việc bổ sung.

6. Thực hiện các công việc thuế theo phạm vi thỏa thuận

Kế toán và thuế có mối liên hệ chặt chẽ nhưng doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi công việc thuế trong hợp đồng.

Tùy tình trạng thực tế, đơn vị dịch vụ có thể hỗ trợ:

kiểm tra dữ liệu liên quan đến thuế;
chuẩn bị hồ sơ theo kỳ;
lập các tờ khai thuộc phạm vi thỏa thuận;
kiểm tra thời hạn thực hiện;
hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ;
rà soát số liệu trước khi nộp;
lưu hồ sơ sau khi hoàn thành.

Doanh nghiệp không nên mặc định rằng mọi công việc liên quan đến thuế đều đã nằm trong một gói kế toán cơ bản.

Hợp đồng nên ghi rõ phạm vi để tránh hiểu khác nhau giữa hai bên.

7. Công việc liên quan đến tiền lương và người lao động

Nếu gói dịch vụ có bao gồm phần nhân sự – tiền lương, kế toán có thể thực hiện một số công việc như:

tổng hợp dữ liệu chấm công;
lập bảng lương;
ghi nhận chi phí tiền lương;
theo dõi các khoản phải trả người lao động;
xử lý dữ liệu liên quan đến thu nhập;
hỗ trợ các hồ sơ theo phạm vi thỏa thuận.

Tuy nhiên, không phải tất cả dịch vụ kế toán đều bao gồm toàn bộ nghiệp vụ nhân sự.

Doanh nghiệp cần hỏi rõ:

“Phần lương, bảo hiểm và hồ sơ người lao động đã nằm trong giá dịch vụ chưa?”

8. Quản lý tài sản và công cụ dụng cụ

Doanh nghiệp có tài sản hoặc công cụ phục vụ hoạt động có thể cần theo dõi:

giá trị;
thời điểm ghi nhận;
thời gian sử dụng;
phân bổ;
khấu hao;
tăng giảm tài sản;
dữ liệu liên quan.

Đối với doanh nghiệp có nhiều máy móc, thiết bị hoặc công cụ, công việc này có thể chiếm một phần đáng kể trong hệ thống kế toán.

9. Theo dõi hàng tồn kho

Doanh nghiệp thương mại, sản xuất hoặc có kho hàng thường có nhu cầu kế toán phức tạp hơn doanh nghiệp dịch vụ.

Công việc có thể liên quan đến:

nhập kho;
xuất kho;
số lượng tồn;
giá trị tồn;
giá vốn;
đối chiếu số liệu;
chênh lệch;
chứng từ nhập xuất.

Nếu doanh nghiệp có nhiều kho hoặc nhiều mã hàng, cần trao đổi kỹ với đơn vị dịch vụ trước khi báo giá.

Đây cũng là một trong những lý do chi phí dịch vụ kế toán giữa các doanh nghiệp có thể khác nhau.

Bạn có thể tham khảo thêm bài Chi phí dịch vụ kế toán năm 2026: Doanh nghiệp nên dự trù bao nhiêu?.

10. Đối chiếu số liệu

Đối chiếu giúp phát hiện những điểm không khớp giữa các nguồn dữ liệu.

Các nội dung thường cần đối chiếu có thể gồm:

tiền mặt;
ngân hàng;
công nợ;
hóa đơn;
doanh thu;
chi phí;
hàng tồn kho;
số dư tài khoản;
dữ liệu giữa các kỳ.

Nếu không đối chiếu định kỳ, sai lệch có thể tích lũy trong thời gian dài và chỉ được phát hiện vào cuối năm.

Do đó, doanh nghiệp nên hỏi rõ đơn vị dịch vụ có thực hiện đối chiếu định kỳ hay không.

11. Lập báo cáo tài chính

Đây là một trong những nhóm công việc quan trọng của hệ thống kế toán.

Đơn vị dịch vụ có thể hỗ trợ doanh nghiệp tổng hợp số liệu và lập báo cáo theo phạm vi công việc đã thỏa thuận.

Trước khi thực hiện, số liệu thường cần được rà soát để hạn chế tình trạng:

thiếu chứng từ;
sai số dư;
công nợ không khớp;
tài khoản chưa xử lý;
dữ liệu giữa các kỳ không liên tục.

Chủ doanh nghiệp cần lưu ý

Không nên chờ đến thời điểm lập báo cáo mới kiểm tra dữ liệu.

Nếu chứng từ và sổ sách được xử lý đều đặn trong năm, công việc cuối kỳ sẽ thuận lợi hơn rất nhiều.

12. Rà soát số liệu cuối kỳ

Ngoài việc lập báo cáo, một gói dịch vụ kế toán tốt nên có bước kiểm tra tổng thể.

Có thể bao gồm:

kiểm tra số dư;
kiểm tra công nợ;
rà soát doanh thu;
rà soát chi phí;
kiểm tra tài sản;
kiểm tra dữ liệu ngân hàng;
kiểm tra các khoản còn treo;
rà soát sự hợp lý của các tài khoản.

Mục tiêu là phát hiện những điểm bất thường trước khi dữ liệu được hoàn thiện.

13. Hỗ trợ giải trình và cung cấp số liệu

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể cần:

tra cứu số liệu cũ;
kiểm tra chứng từ;
đối chiếu hồ sơ;
cung cấp dữ liệu theo yêu cầu;
giải thích một nghiệp vụ;
tổng hợp thông tin từ hệ thống kế toán.

Do đó, phạm vi hỗ trợ sau khi hoàn thành công việc hàng tháng cũng rất quan trọng.

Doanh nghiệp nên làm rõ:

thời gian phản hồi;
kênh hỗ trợ;
người phụ trách;
phạm vi hỗ trợ;
trường hợp nào tính phí bổ sung.

14. Tư vấn về chứng từ và quy trình kế toán

Một đơn vị dịch vụ kế toán không nên chỉ xử lý dữ liệu sau khi sự việc đã xảy ra.

Giá trị lớn hơn nằm ở khả năng giúp doanh nghiệp tổ chức quy trình tốt hơn ngay từ đầu.

Ví dụ, đơn vị dịch vụ có thể hướng dẫn:

chứng từ cần chuẩn bị;
thời điểm gửi chứng từ;
cách sắp xếp hồ sơ;
cách lưu dữ liệu;
nội dung cần bổ sung;
quy trình trao đổi;
người chịu trách nhiệm tại doanh nghiệp.

Khi quy trình chứng từ được chuẩn hóa, cả doanh nghiệp và đơn vị kế toán đều tiết kiệm thời gian.

15. Lưu trữ và bàn giao hồ sơ

Hồ sơ kế toán cần được lưu trữ có hệ thống.

Doanh nghiệp nên biết rõ:

hồ sơ bản giấy do ai giữ;
dữ liệu điện tử lưu ở đâu;
file kế toán thuộc quyền kiểm soát của ai;
cách sao lưu;
thời điểm bàn giao;
hình thức bàn giao khi kết thúc dịch vụ.

Không nên để đến khi thay đổi đơn vị kế toán mới bắt đầu tìm lại dữ liệu.

Checklist dịch vụ kế toán dành cho chủ doanh nghiệp

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp có thể sử dụng checklist sau.

Nhóm chứng từ

Có tiếp nhận chứng từ định kỳ không?
Có kiểm tra chứng từ trước khi hạch toán không?
Có thông báo chứng từ thiếu không?
Có hướng dẫn doanh nghiệp bổ sung hồ sơ không?

Nhóm sổ sách

Có hạch toán đầy đủ nghiệp vụ không?
Có theo dõi tiền mặt và ngân hàng không?
Có theo dõi công nợ không?
Có theo dõi doanh thu và chi phí không?
Có theo dõi tài sản không?
Có theo dõi kho nếu doanh nghiệp có hàng tồn kho không?

Nhóm thuế

Những công việc thuế nào nằm trong gói?
Ai chịu trách nhiệm chuẩn bị dữ liệu?
Ai kiểm tra hồ sơ trước khi thực hiện?
Thời hạn doanh nghiệp phải gửi chứng từ là ngày nào?

Nhóm báo cáo

Có lập báo cáo định kỳ không?
Có lập báo cáo tài chính không?
Công việc cuối năm đã bao gồm trong phí chưa?
Có báo cáo quản trị theo yêu cầu không?

Nhóm hỗ trợ

Có tư vấn chứng từ không?
Có hỗ trợ rà soát số liệu không?
Có hỗ trợ giải trình không?
Thời gian phản hồi là bao lâu?

Nhóm dữ liệu

Doanh nghiệp có được nhận file kế toán không?
Hồ sơ được bàn giao khi nào?
Có sao lưu dữ liệu không?
Quy trình bàn giao khi chấm dứt hợp đồng là gì?

Nếu các nội dung trên được thống nhất rõ từ đầu, doanh nghiệp sẽ dễ đánh giá chất lượng dịch vụ hơn.

Công việc nào có thể không nằm trong gói dịch vụ kế toán cơ bản?

Đây là phần rất quan trọng nhưng thường bị bỏ qua.

Một số công việc có thể được báo phí riêng tùy từng đơn vị, chẳng hạn:

rà soát nhiều năm sổ sách cũ;
xử lý dữ liệu tồn đọng;
phục hồi dữ liệu;
làm lại sổ sách;
báo cáo quản trị chuyên sâu;
xử lý lượng chứng từ vượt giới hạn hợp đồng;
hỗ trợ các công việc đặc biệt;
các dịch vụ pháp lý hoặc nhân sự ngoài phạm vi kế toán;
công việc phát sinh ngoài thỏa thuận ban đầu.

Doanh nghiệp nên hỏi rõ các trường hợp này trước khi ký hợp đồng.

Điều đó giúp tránh tình trạng:

giá ban đầu rất thấp nhưng phát sinh nhiều khoản sau khi sử dụng dịch vụ.

Chủ doanh nghiệp cần làm gì khi thuê dịch vụ kế toán?

Thuê ngoài không có nghĩa là chủ doanh nghiệp có thể giao toàn bộ trách nhiệm rồi không theo dõi.

Doanh nghiệp vẫn cần:

cung cấp chứng từ đúng thời gian;
lưu giữ hồ sơ;
kiểm tra thông tin;
phản hồi khi có vấn đề;
theo dõi số liệu cơ bản;
kiểm soát tài khoản và quyền truy cập;
yêu cầu báo cáo định kỳ;
nắm được tình trạng công nợ;
bảo đảm dữ liệu thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp.

Mô hình hiệu quả nhất là khi doanh nghiệp và đơn vị kế toán có quy trình phối hợp rõ ràng.

Doanh nghiệp nào phù hợp với dịch vụ kế toán?

Dịch vụ kế toán thường được cân nhắc bởi:

doanh nghiệp mới thành lập;
doanh nghiệp nhỏ;
doanh nghiệp có ít chứng từ;
doanh nghiệp chưa cần bộ phận kế toán riêng;
doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí cố định;
doanh nghiệp cần hỗ trợ tổ chức sổ sách;
doanh nghiệp muốn có thêm đội ngũ hỗ trợ chuyên môn.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp phát sinh nghiệp vụ liên tục và cần số liệu quản trị hàng ngày, mô hình kế toán nội bộ hoặc mô hình kết hợp có thể phù hợp hơn.

Dịch vụ kế toán có thay thế hoàn toàn kế toán nội bộ không?

Không phải trong mọi trường hợp.

Với doanh nghiệp nhỏ, dịch vụ kế toán có thể đảm nhiệm phần lớn công việc cần thiết.

Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, có nhiều nhân sự, kho hàng, chi nhánh hoặc giao dịch lớn, nhu cầu quản trị thường tăng lên.

Khi đó doanh nghiệp có thể:

tuyển kế toán nội bộ;
tiếp tục thuê dịch vụ bên ngoài;
hoặc sử dụng mô hình kết hợp.

Quan trọng nhất là lựa chọn mô hình phù hợp với quy mô thực tế.

Nếu doanh nghiệp đang phân vân giữa hai mô hình, có thể xem thêm bài Thuê kế toán ngoài hay tuyển kế toán nội bộ? Doanh nghiệp nên chọn phương án nào? để so sánh chi tiết về chi phí, khả năng phối hợp, chuyên môn và trường hợp phù hợp với từng phương án.

7 câu hỏi nên hỏi đơn vị dịch vụ kế toán trước khi ký hợp đồng

1. Gói dịch vụ bao gồm chính xác những công việc nào?

Đây là câu hỏi quan trọng nhất.

2. Có giới hạn số lượng hóa đơn hoặc chứng từ không?

Nếu có, cần biết phí thay đổi thế nào khi vượt giới hạn.

3. Công việc cuối năm đã nằm trong mức phí chưa?

Nên hỏi ngay từ khi báo giá.

4. Ai là người trực tiếp phụ trách doanh nghiệp?

Cần có đầu mối liên hệ rõ ràng.

5. Thời gian phản hồi khi doanh nghiệp cần hỗ trợ là bao lâu?

Nên quy định cụ thể.

6. Dữ liệu và sổ sách được bàn giao như thế nào?

Doanh nghiệp cần luôn kiểm soát được dữ liệu của mình.

7. Những trường hợp nào có thể phát sinh thêm phí?

Câu trả lời nên được thể hiện rõ trong báo giá hoặc hợp đồng.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ kế toán

Dịch vụ kế toán có bao gồm báo cáo tài chính không?

Tùy phạm vi hợp đồng. Doanh nghiệp nên xác nhận rõ ngay từ đầu vì mỗi đơn vị có cách xây dựng gói dịch vụ khác nhau.

Dịch vụ kế toán có làm công việc thuế không?

Nhiều gói dịch vụ có bao gồm các công việc thuế theo phạm vi thỏa thuận. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác nội dung hợp đồng thay vì mặc định tất cả công việc thuế đều đã bao gồm.

Dịch vụ kế toán có theo dõi công nợ không?

Có thể có. Nếu doanh nghiệp cần báo cáo công nợ thường xuyên thì nên ghi rõ tần suất và mức độ chi tiết trong phạm vi dịch vụ.

Dịch vụ kế toán có xử lý bảng lương không?

Một số gói có thể bao gồm, một số gói không. Cần xác định rõ phần tiền lương, người lao động và các công việc liên quan có thuộc phạm vi dịch vụ hay không.

Dịch vụ kế toán có giữ toàn bộ chứng từ của doanh nghiệp không?

Việc lưu và bàn giao hồ sơ nên được hai bên thống nhất rõ. Doanh nghiệp cần bảo đảm mình luôn có quyền kiểm soát và truy cập dữ liệu cần thiết.

Khi nào nên thuê dịch vụ kế toán?

Doanh nghiệp mới hoặc doanh nghiệp nhỏ chưa có đủ khối lượng công việc cho một bộ phận kế toán toàn thời gian thường có thể cân nhắc mô hình thuê ngoài.

Làm sao biết một gói dịch vụ kế toán có phù hợp?

Không nên đánh giá chỉ bằng giá.

Một gói dịch vụ phù hợp phải đồng thời trả lời được ba câu hỏi:

Thứ nhất: Có bao phủ đúng những công việc doanh nghiệp cần không?

Thứ hai: Phạm vi trách nhiệm của hai bên có rõ ràng không?

Thứ ba: Chi phí có tương xứng với khối lượng công việc không?

Nếu doanh nghiệp chưa xác định được nên thuê ngoài hay xây dựng nhân sự kế toán riêng, hãy cân nhắc thêm quy mô và nhu cầu quản trị thực tế trước khi quyết định.

Cần tư vấn phạm vi dịch vụ kế toán phù hợp?

Mỗi doanh nghiệp có số lượng hóa đơn, ngành nghề và cách vận hành khác nhau.

Vì vậy, trước khi báo giá hoặc lựa chọn gói dịch vụ, doanh nghiệp nên chuẩn bị các thông tin:

ngành nghề kinh doanh;
thời gian hoạt động;
số lượng hóa đơn trung bình;
số giao dịch ngân hàng;
số lượng nhân viên;
tình trạng sổ sách;
có kho hàng hay không;
nhu cầu báo cáo;
những công việc doanh nghiệp muốn thuê ngoài.

Đội ngũ Kế toán Thuế AMN có thể dựa trên các thông tin này để xác định phạm vi công việc phù hợp với tình trạng thực tế của doanh nghiệp.