Khi doanh nghiệp bắt đầu phát sinh nhiều hóa đơn, chứng từ và nghĩa vụ kế toán – thuế, một câu hỏi thường xuất hiện là: nên tuyển kế toán nội bộ hay thuê kế toán ngoài?
Không có một phương án tốt nhất cho tất cả doanh nghiệp.
Một công ty mới thành lập với số lượng chứng từ ít có nhu cầu hoàn toàn khác với doanh nghiệp sản xuất có kho hàng, nhiều nhân viên và hàng trăm giao dịch mỗi tháng.
Vì vậy, thay vì chỉ so sánh mức phí, doanh nghiệp nên đánh giá đồng thời chi phí, khối lượng công việc, nhu cầu quản trị, mức độ phức tạp và khả năng phối hợp giữa các bộ phận.
Thuê kế toán ngoài là gì?
Thuê kế toán ngoài là việc doanh nghiệp giao một phần hoặc toàn bộ công việc kế toán – thuế cho một cá nhân hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài thay vì duy trì nhân sự kế toán làm việc toàn thời gian tại doanh nghiệp.
Tùy thỏa thuận, phạm vi công việc có thể bao gồm:
- tiếp nhận và kiểm tra chứng từ;
- hạch toán nghiệp vụ;
- theo dõi sổ sách;
- thực hiện các công việc thuế định kỳ;
- lập báo cáo;
- rà soát số liệu;
- tư vấn chứng từ;
- hỗ trợ giải trình số liệu;
- thực hiện các công việc kế toán khác theo hợp đồng.
Mô hình này thường được các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp có lượng chứng từ chưa nhiều cân nhắc.
Nếu muốn biết chi tiết một đơn vị dịch vụ kế toán thường thực hiện những đầu việc nào, doanh nghiệp có thể tham khảo bài Dịch vụ kế toán gồm những công việc gì? Checklist dành cho chủ doanh nghiệp.
Kế toán nội bộ là gì?
Kế toán nội bộ là nhân sự làm việc trực tiếp trong doanh nghiệp và tham gia thường xuyên vào quá trình ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin tài chính – kế toán phục vụ hoạt động quản lý.
Tùy quy mô doanh nghiệp, kế toán nội bộ có thể thực hiện:
- theo dõi thu chi;
- công nợ phải thu và phải trả;
- hàng tồn kho;
- lương và các khoản liên quan;
- ngân hàng;
- tài sản;
- doanh thu và chi phí;
- báo cáo quản trị;
- phối hợp với các phòng ban;
- chuẩn bị số liệu kế toán và thuế.
Ở doanh nghiệp lớn, kế toán nội bộ thường không chỉ có một người mà có thể phát triển thành cả bộ phận kế toán.
Thuê kế toán ngoài và kế toán nội bộ khác nhau ở điểm nào?
1. Chi phí duy trì
Với kế toán nội bộ, doanh nghiệp không chỉ phát sinh tiền lương.
Thông thường còn phải tính đến:
- các khoản liên quan đến người lao động;
- thiết bị làm việc;
- chỗ ngồi;
- phần mềm;
- tuyển dụng;
- đào tạo;
- thời gian quản lý nhân sự;
- chi phí khi thay đổi nhân sự.
Trong khi đó, kế toán thuê ngoài thường được tính theo gói hoặc theo phạm vi công việc đã thỏa thuận.
Đối với doanh nghiệp nhỏ và số chứng từ chưa nhiều, mô hình thuê ngoài thường giúp chi phí dễ dự trù hơn.
Nếu doanh nghiệp muốn tìm hiểu riêng về mức ngân sách, có thể tham khảo bài Chi phí dịch vụ kế toán năm 2026: Doanh nghiệp nên dự trù bao nhiêu?.
2. Khả năng có mặt tại doanh nghiệp
Kế toán nội bộ có lợi thế là làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp.
Khi bộ phận kinh doanh, kho, nhân sự hoặc ban giám đốc cần số liệu, việc trao đổi có thể thực hiện ngay.
Kế toán thuê ngoài thường làm việc theo lịch, quy trình hoặc kênh trao đổi đã thống nhất.
Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định mình có thực sự cần một người có mặt mỗi ngày hay chỉ cần công việc được xử lý đúng và đủ theo từng kỳ.
3. Khả năng xử lý nhiều nghiệp vụ phát sinh trong ngày
Doanh nghiệp có nhiều giao dịch, kho hàng, sản xuất, bán hàng hoặc công nợ thường cần cập nhật dữ liệu liên tục.
Trong trường hợp này, kế toán nội bộ có thể thuận tiện hơn vì nhân sự tham gia trực tiếp vào quy trình vận hành.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp chỉ phát sinh một lượng chứng từ hạn chế mỗi tháng thì việc duy trì nhân sự toàn thời gian có thể chưa cần thiết.
4. Chuyên môn và khả năng kiểm tra chéo
Một kế toán nội bộ thường phụ trách sâu hoạt động của một doanh nghiệp.
Ưu điểm là hiểu rõ quy trình, sản phẩm, khách hàng và cách vận hành nội bộ.
Đơn vị kế toán thuê ngoài lại có thể có nhiều nhân sự xử lý các nhóm nghiệp vụ khác nhau và có khả năng kiểm tra chéo.
Tuy nhiên, điều này phụ thuộc rất lớn vào chất lượng của từng cá nhân hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ.
Doanh nghiệp không nên mặc định rằng thuê ngoài luôn chuyên môn tốt hơn hoặc kế toán nội bộ luôn hiểu nghiệp vụ hơn.
Cần đánh giá dựa trên người thực hiện và quy trình thực tế.
5. Rủi ro gián đoạn nhân sự
Nếu doanh nghiệp phụ thuộc vào một kế toán nội bộ duy nhất, hoạt động có thể bị ảnh hưởng khi người đó:
- nghỉ việc;
- nghỉ dài ngày;
- bàn giao chưa đầy đủ;
- chuyển công việc;
- không còn khả năng tiếp tục phụ trách.
Đơn vị thuê ngoài thường có đội ngũ thay thế nên mức độ phụ thuộc vào một cá nhân có thể thấp hơn.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần quy định rõ việc bàn giao dữ liệu, quyền truy cập và trách nhiệm bảo mật trong hợp đồng.
Ưu điểm của thuê kế toán ngoài
Có thể tiết kiệm chi phí với doanh nghiệp nhỏ
Nếu doanh nghiệp chưa có nhiều chứng từ hoặc chưa cần nhân sự toàn thời gian, thuê ngoài có thể giúp giảm chi phí cố định.
Không cần tuyển dụng ngay một vị trí chuyên trách
Tuyển đúng nhân sự kế toán cần thời gian để:
- đăng tuyển;
- phỏng vấn;
- kiểm tra năng lực;
- thử việc;
- đào tạo;
- bàn giao.
Thuê dịch vụ có thể giúp doanh nghiệp giải quyết nhu cầu kế toán ngay trong giai đoạn đầu hoạt động.
Phạm vi trách nhiệm có thể thỏa thuận bằng hợp đồng
Một hợp đồng rõ ràng có thể xác định:
- công việc phải thực hiện;
- thời gian cung cấp hồ sơ;
- trách nhiệm của mỗi bên;
- hình thức bàn giao;
- các trường hợp phát sinh;
- yêu cầu bảo mật.
Điều này giúp chủ doanh nghiệp dễ theo dõi phạm vi dịch vụ.
Có thể tiếp cận nhiều kinh nghiệm xử lý
Đơn vị dịch vụ thường tiếp xúc với nhiều loại doanh nghiệp và tình huống kế toán khác nhau.
Đây có thể là lợi thế đối với doanh nghiệp mới chưa có kinh nghiệm tổ chức hệ thống kế toán.
Hạn chế của thuê kế toán ngoài
Thuê ngoài cũng không phải lúc nào cũng là lựa chọn phù hợp.
Không thường xuyên có mặt tại doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp cần xử lý nghiệp vụ từng giờ hoặc cần phối hợp liên tục với nhiều bộ phận thì thuê ngoài có thể kém thuận tiện hơn.
Phụ thuộc vào quy trình cung cấp chứng từ
Doanh nghiệp cần cung cấp dữ liệu đúng thời gian.
Nếu chứng từ gửi chậm hoặc thiếu, đơn vị dịch vụ cũng khó xử lý đúng tiến độ.
Cần chú ý vấn đề bảo mật dữ liệu
Kế toán liên quan đến nhiều thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
Do đó cần có quy định rõ về:
- dữ liệu được tiếp cận;
- người được quyền truy cập;
- phương thức gửi nhận;
- lưu trữ;
- bảo mật;
- bàn giao khi kết thúc hợp đồng.
Ưu điểm của kế toán nội bộ
Hiểu hoạt động của doanh nghiệp
Làm việc trực tiếp giúp kế toán có điều kiện hiểu sâu hơn về:
- quy trình bán hàng;
- mua hàng;
- công nợ;
- kho;
- nhân sự;
- dòng tiền;
- đặc điểm vận hành.
Phối hợp nhanh với các phòng ban
Khi cần kiểm tra chứng từ hoặc số liệu, kế toán có thể trao đổi trực tiếp với người phụ trách.
Điều này đặc biệt quan trọng ở doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ hàng ngày.
Thuận lợi cho báo cáo quản trị
Khi doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên:
- doanh thu;
- lợi nhuận;
- chi phí;
- dòng tiền;
- công nợ;
- tồn kho;
- hiệu quả từng bộ phận;
một đội ngũ kế toán nội bộ có thể đáp ứng tốt hơn.
Hạn chế của kế toán nội bộ
Chi phí cố định cao hơn
Doanh nghiệp phải duy trì nhân sự kể cả trong những tháng ít phát sinh công việc.
Phụ thuộc vào năng lực từng người
Nếu chỉ có một kế toán phụ trách toàn bộ công việc, chất lượng hệ thống có thể phụ thuộc rất lớn vào cá nhân đó.
Có thể phát sinh rủi ro khi thay đổi nhân sự
Nếu quy trình bàn giao không tốt, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi nhân sự cũ nghỉ việc.
Vì vậy, dù sử dụng kế toán nội bộ, doanh nghiệp vẫn nên:
- chuẩn hóa dữ liệu;
- phân quyền rõ ràng;
- lưu trữ hồ sơ có hệ thống;
- kiểm soát tài khoản truy cập;
- thực hiện bàn giao định kỳ.
Doanh nghiệp nào nên thuê kế toán ngoài?
Thuê kế toán ngoài thường đáng cân nhắc khi doanh nghiệp:
- mới thành lập;
- có ít hóa đơn và chứng từ;
- chưa cần kế toán làm việc toàn thời gian;
- muốn kiểm soát chi phí cố định;
- chưa xây dựng bộ phận kế toán;
- cần hỗ trợ tổ chức sổ sách ban đầu;
- cần người hỗ trợ chuyên môn nhưng chưa có nhu cầu tuyển nguyên một vị trí.
Ví dụ, một công ty tư vấn mới thành lập chỉ có vài chục chứng từ mỗi tháng thường chưa cần duy trì một phòng kế toán riêng.
Trong trường hợp đó, thuê dịch vụ có thể là lựa chọn phù hợp hơn về chi phí và nguồn lực.
Doanh nghiệp nào nên tuyển kế toán nội bộ?
Kế toán nội bộ thường phù hợp hơn khi doanh nghiệp:
- có lượng giao dịch lớn mỗi ngày;
- có kho hàng hoặc hoạt động sản xuất;
- có nhiều nhân viên;
- có nhiều phòng ban;
- cần theo dõi công nợ liên tục;
- cần báo cáo quản trị thường xuyên;
- cần kế toán phối hợp trực tiếp với các bộ phận;
- có đủ khối lượng công việc cho nhân sự toàn thời gian.
Khi doanh nghiệp phát triển lớn hơn, nhu cầu kế toán không chỉ dừng ở việc hoàn thành các công việc định kỳ mà còn phục vụ quản trị và ra quyết định.
Có thể kết hợp kế toán nội bộ và kế toán thuê ngoài không?
Có.
Trên thực tế, đây có thể là một mô hình phù hợp khi doanh nghiệp bắt đầu tăng quy mô.
Ví dụ:
Kế toán nội bộ phụ trách:
- tập hợp chứng từ;
- nhập liệu ban đầu;
- thu chi;
- công nợ;
- kho;
- trao đổi với các phòng ban.
Đơn vị bên ngoài phụ trách hoặc hỗ trợ:
- rà soát số liệu;
- kiểm tra nghiệp vụ;
- các công việc thuế;
- báo cáo cuối kỳ;
- tư vấn;
- kiểm tra hệ thống.
Mô hình kết hợp giúp doanh nghiệp vừa có người xử lý hoạt động hàng ngày vừa có thêm một lớp kiểm tra bên ngoài.
5 câu hỏi để biết doanh nghiệp nên chọn mô hình nào
Chủ doanh nghiệp có thể tự trả lời năm câu hỏi sau:
1. Mỗi tháng doanh nghiệp phát sinh bao nhiêu chứng từ?
Nếu số lượng rất ít, chưa chắc cần một nhân sự kế toán toàn thời gian.
2. Có cần kế toán có mặt mỗi ngày không?
Nếu câu trả lời là không, thuê ngoài có thể là lựa chọn đáng cân nhắc.
3. Có cần báo cáo quản trị liên tục không?
Nếu ban giám đốc cần số liệu hàng ngày hoặc hàng tuần, kế toán nội bộ thường thuận tiện hơn.
4. Nghiệp vụ có phức tạp không?
Sản xuất, xây dựng, kho vận hoặc mô hình nhiều chi nhánh thường cần mức độ phối hợp cao hơn.
5. Doanh nghiệp đang ở giai đoạn nào?
Một doanh nghiệp vừa thành lập và một doanh nghiệp đã có hàng trăm nhân viên không nên sử dụng cùng một mô hình kế toán.
Ví dụ: Công ty mới thành lập nên chọn gì?
Giả sử một công ty dịch vụ vừa thành lập có:
- dưới 30 hóa đơn mỗi tháng;
- dưới 10 nhân viên;
- không có kho;
- không sản xuất;
- giao dịch ngân hàng không quá nhiều;
- chưa cần báo cáo quản trị hàng ngày.
Trong trường hợp này, thuê kế toán ngoài thường là phương án đáng cân nhắc vì doanh nghiệp chưa có đủ khối lượng công việc để duy trì một vị trí toàn thời gian.
Sau này, khi số lượng giao dịch và nhân sự tăng, doanh nghiệp có thể tuyển kế toán nội bộ hoặc chuyển sang mô hình kết hợp.
Thuê kế toán ngoài hay tuyển kế toán nội bộ tiết kiệm hơn?
Nếu chỉ xét doanh nghiệp nhỏ và lượng nghiệp vụ chưa lớn, thuê ngoài thường có lợi thế về chi phí cố định.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và cần một người xử lý dữ liệu liên tục, việc chỉ nhìn vào chi phí sẽ không còn phù hợp.
Kế toán nội bộ có thể tạo ra giá trị lớn hơn thông qua:
- thông tin quản trị nhanh;
- kiểm soát dòng tiền;
- quản lý công nợ;
- kiểm soát kho;
- hỗ trợ các phòng ban;
- cung cấp số liệu cho lãnh đạo.
Vì vậy, doanh nghiệp nên đánh giá giá trị nhận được trên tổng chi phí, thay vì chỉ tìm phương án có giá thấp nhất.
Sai lầm thường gặp khi lựa chọn mô hình kế toán
Chỉ chọn theo giá
Giá thấp không có nghĩa là phương án phù hợp.
Không xác định rõ phạm vi công việc
Doanh nghiệp cần biết chính xác ai chịu trách nhiệm cho từng công việc.
Nếu cần một checklist cụ thể trước khi ký hợp đồng, có thể xem bài Dịch vụ kế toán gồm những công việc gì? Checklist dành cho chủ doanh nghiệp.
Không có quy trình bàn giao dữ liệu
Dù thuê ngoài hay nội bộ, dữ liệu kế toán phải thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp.
Không kiểm tra định kỳ
Chủ doanh nghiệp không nên giao toàn bộ công việc rồi không theo dõi.
Cần có cơ chế báo cáo và kiểm tra định kỳ.
Chờ đến khi phát sinh vấn đề mới tổ chức kế toán
Hệ thống kế toán càng được tổ chức sớm thì việc quản lý chứng từ và số liệu về sau càng thuận lợi.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải tuyển kế toán nội bộ không?
Việc lựa chọn hình thức tổ chức công việc kế toán cần dựa trên tình trạng và yêu cầu thực tế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp mới chưa có nhiều nghiệp vụ có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ bên ngoài nếu phù hợp.
Thuê kế toán ngoài có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không?
Có thể phù hợp, đặc biệt khi số lượng chứng từ chưa nhiều và doanh nghiệp chưa cần nhân sự kế toán toàn thời gian.
Khi nào nên chuyển từ thuê ngoài sang kế toán nội bộ?
Doanh nghiệp nên xem xét khi khối lượng giao dịch tăng đáng kể, cần báo cáo quản trị thường xuyên hoặc cần kế toán phối hợp trực tiếp hàng ngày với nhiều bộ phận.
Có nên vừa có kế toán nội bộ vừa thuê dịch vụ bên ngoài?
Có thể. Mô hình kết hợp phù hợp với nhiều doanh nghiệp đang tăng trưởng vì vừa có nhân sự xử lý công việc hàng ngày vừa có thêm lớp hỗ trợ hoặc rà soát chuyên môn.
Thuê kế toán ngoài có thực sự rẻ hơn?
Đối với doanh nghiệp nhỏ, ít phát sinh, thuê ngoài thường giúp giảm chi phí cố định. Nhưng với doanh nghiệp lớn, việc lựa chọn cần dựa vào nhu cầu quản trị và khối lượng công việc chứ không chỉ dựa vào giá.
Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?
Trước khi quyết định thuê kế toán ngoài hay tuyển kế toán nội bộ, doanh nghiệp nên thống kê:
- số lượng hóa đơn trung bình;
- số giao dịch ngân hàng;
- số lượng nhân viên;
- số lượng khách hàng và nhà cung cấp;
- tình trạng công nợ;
- có kho hay không;
- có sản xuất hay không;
- nhu cầu báo cáo của ban giám đốc.
Sau khi xác định được nhu cầu, bước tiếp theo là kiểm tra chính xác đơn vị dịch vụ sẽ thực hiện những công việc nào, trách nhiệm đến đâu và nội dung nào có thể phát sinh thêm chi phí.
Bạn có thể sử dụng bài Dịch vụ kế toán gồm những công việc gì? Checklist dành cho chủ doanh nghiệp như một checklist để đối chiếu trước khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ.
Nếu doanh nghiệp của bạn chưa chắc nên xây dựng bộ phận kế toán nội bộ hay sử dụng dịch vụ bên ngoài, Kế toán Thuế AMN có thể hỗ trợ đánh giá khối lượng công việc thực tế để lựa chọn phương án phù hợp với quy mô và nhu cầu quản lý.