Năm đầu tiên là giai đoạn doanh nghiệp dễ mắc lỗi nhất vì người chủ đang tập trung vào khách hàng, nhân sự và doanh thu. Nhiều sai sót không xuất phát từ cố ý, mà từ việc chưa có quy trình.
Lỗi 1. Dùng hướng dẫn thuế cũ trên Internet
Năm 2026 có nhiều thay đổi. Ví dụ, từ 01/01/2026 đã chấm dứt thu, nộp lệ phí môn bài; từ 01/07/2026 Luật Quản lý thuế mới và Nghị định 254/2026 về hóa đơn điện tử có hiệu lực.
Lỗi 2. Chờ có doanh thu mới làm kế toán
Chi phí, góp vốn, ngân hàng và tài sản có thể phát sinh trước doanh thu. Để vài tháng rồi mới làm lại thường tốn thời gian hơn.
Lỗi 3. Không có lịch công việc
Không ai nhớ hết kỳ khai, thời điểm đối chiếu và ngày nhận chứng từ. Một lịch công việc đơn giản giúp giảm bỏ sót.
Lỗi 4. Giao toàn bộ tài khoản cho người ngoài
Chủ doanh nghiệp vẫn phải kiểm soát email, chữ ký số, tài khoản thuế, hóa đơn và quyền truy cập.
Lỗi 5. Xuất hóa đơn nhưng không có bước kiểm tra
Sai tên, địa chỉ, mã số thuế, thời điểm, nội dung hàng hóa/dịch vụ hoặc dữ liệu thanh toán có thể làm tăng công việc xử lý sau đó.
Lỗi 6. Trộn tiền cá nhân và tiền công ty
Việc này khiến kế toán khó đối chiếu và chủ doanh nghiệp khó nhìn được dòng tiền thật.
Lỗi 7. Chỉ giữ hóa đơn mà không giữ hồ sơ giao dịch
Hợp đồng, biên bản, chứng từ ngân hàng, giao nhận và nghiệm thu có thể quan trọng không kém hóa đơn.
Lỗi 8. Không đối chiếu công nợ
Khi số khách hàng tăng, công nợ sai rất nhanh. Không đối chiếu định kỳ dễ dẫn đến số liệu “đẹp trên sổ” nhưng không khớp thực tế.
Lỗi 9. Chọn dịch vụ chỉ theo giá thấp
Giá thấp nhưng phạm vi mơ hồ có thể phát sinh nhiều việc ngoài gói. Hãy đọc 7 tiêu chí chọn công ty dịch vụ kế toán uy tín.
Lỗi 10. Không yêu cầu bàn giao dữ liệu
Khi đổi kế toán hoặc đổi dịch vụ, doanh nghiệp mới phát hiện không có file, không biết tài khoản hoặc không có lịch sử đối chiếu.
Cách phòng tránh trong năm đầu
- Xác định người chịu trách nhiệm.
- Có nơi lưu dữ liệu tập trung.
- Lập lịch kế toán - thuế.
- Đối chiếu ngân hàng hàng tháng.
- Kiểm tra hóa đơn trước khi phát hành.
- Giữ hồ sơ giao dịch theo bộ.
- Bàn giao dữ liệu định kỳ.
- Rà soát lại trước kỳ báo cáo.
Kết luận
Năm đầu không cần hoàn hảo, nhưng cần quy trình. Một doanh nghiệp có 20 hóa đơn nhưng dữ liệu lộn xộn có thể rủi ro hơn doanh nghiệp 200 hóa đơn nhưng quy trình rõ. Nếu cần thuê ngoài, xem Dịch vụ kế toán gồm những công việc gì? để kiểm tra phạm vi trước khi ký.