7 tiêu chí chọn công ty dịch vụ kế toán uy tín

Khi tìm một đơn vị kế toán bên ngoài, nhiều doanh nghiệp thường bắt đầu bằng câu hỏi:

“Giá dịch vụ kế toán bao nhiêu?”

Đây là câu hỏi cần thiết, nhưng chưa đủ.

Một đơn vị dịch vụ kế toán có thể tiếp cận nhiều thông tin quan trọng của doanh nghiệp như hóa đơn, chứng từ, doanh thu, chi phí, công nợ, sổ sách và các dữ liệu phục vụ công việc kế toán – thuế.

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên quan tâm đến một câu hỏi quan trọng hơn:

“Làm thế nào để chọn được công ty dịch vụ kế toán uy tín và phù hợp với doanh nghiệp của mình?”

Không nên đánh giá một đơn vị chỉ dựa trên mức giá thấp hay lời quảng cáo.

Thay vào đó, doanh nghiệp có thể sử dụng 7 tiêu chí dưới đây như một checklist để đánh giá trước khi quyết định.

1. Phạm vi công việc phải được mô tả rõ ràng

Tiêu chí đầu tiên khi lựa chọn công ty dịch vụ kế toán là phải biết chính xác:

Đơn vị sẽ thực hiện những công việc gì và những công việc nào không nằm trong gói dịch vụ.

Một báo giá chỉ ghi chung chung:

“Dịch vụ kế toán trọn gói”

nhưng không mô tả chi tiết công việc có thể khiến hai bên hiểu khác nhau trong quá trình thực hiện.

Phạm vi dịch vụ nên làm rõ các nội dung như:

tiếp nhận chứng từ;
kiểm tra chứng từ;
hạch toán nghiệp vụ;
theo dõi sổ sách;
theo dõi công nợ;
đối chiếu ngân hàng;
theo dõi doanh thu và chi phí;
lập báo cáo;
các công việc thuế theo thỏa thuận;
rà soát số liệu;
công việc cuối kỳ;
hỗ trợ giải trình;
bàn giao dữ liệu.

Vì sao phạm vi công việc quan trọng?

Bởi vì hai đơn vị có thể báo cùng một mức phí nhưng phạm vi công việc hoàn toàn khác nhau.

Ví dụ:

Một đơn vị chỉ tiếp nhận dữ liệu và hạch toán.

Trong khi đơn vị khác có thể bao gồm thêm:

kiểm tra chứng từ;
rà soát số liệu;
đối chiếu công nợ;
kiểm tra ngân hàng;
hỗ trợ tư vấn;
bàn giao sổ sách định kỳ.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên so sánh giá khi chưa so sánh phạm vi công việc.

Nếu chưa rõ một gói dịch vụ kế toán thường bao gồm những đầu việc nào, doanh nghiệp có thể tham khảo bài Dịch vụ kế toán gồm những công việc gì? Checklist dành cho chủ doanh nghiệp.

2. Có quy trình tiếp nhận và kiểm tra chứng từ rõ ràng

Một công ty dịch vụ kế toán chuyên nghiệp không nên làm việc hoàn toàn dựa trên trao đổi rời rạc.

Doanh nghiệp nên hỏi rõ:

chứng từ được gửi bằng cách nào;
gửi vào thời điểm nào;
ai là người tiếp nhận;
chứng từ thiếu được thông báo như thế nào;
thời gian xử lý bao lâu;
dữ liệu được lưu ở đâu;
ai chịu trách nhiệm kiểm tra;
cách hai bên đối chiếu hồ sơ.

Nếu cách làm chỉ đơn giản là:

“Có gì cứ gửi qua Zalo.”

nhưng không có quy trình lưu trữ, kiểm tra và bàn giao rõ ràng thì khi số lượng chứng từ tăng, doanh nghiệp rất dễ gặp khó khăn.

Một quy trình tốt giúp doanh nghiệp điều gì?

Quy trình rõ ràng có thể giúp:

giảm thất lạc chứng từ;
hạn chế bỏ sót dữ liệu;
dễ kiểm tra tiến độ;
xác định rõ trách nhiệm;
dễ tìm lại hồ sơ;
thuận lợi khi thay đổi người phụ trách;
thuận lợi khi bàn giao.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, việc tổ chức quy trình ngay từ đầu thường hiệu quả hơn rất nhiều so với để dữ liệu tồn đọng rồi mới xử lý.

3. Người phụ trách phải có chuyên môn và khả năng giải thích dễ hiểu

Chuyên môn kế toán không chỉ thể hiện ở việc nhập liệu hoặc hạch toán.

Một đơn vị dịch vụ tốt còn cần có khả năng giải thích cho chủ doanh nghiệp hiểu:

vấn đề đang nằm ở đâu;
hồ sơ đang thiếu gì;
vì sao cần bổ sung;
doanh nghiệp cần làm gì tiếp theo;
trách nhiệm thuộc về bên nào;
phương án nào phù hợp với tình trạng hiện tại.

Chủ doanh nghiệp không nhất thiết phải trở thành chuyên gia kế toán.

Nhưng chủ doanh nghiệp nên hiểu những nội dung quan trọng liên quan đến chính doanh nghiệp của mình.

Ví dụ:

sổ sách đã xử lý đến đâu;
chứng từ còn thiếu gì;
công nợ có vấn đề gì không;
có khoản nào chưa đối chiếu;
dữ liệu có được cập nhật đầy đủ không;
công việc nào đang chờ doanh nghiệp cung cấp thông tin.

Một công ty dịch vụ kế toán uy tín nên giúp khách hàng hiểu tình trạng thực tế thay vì khiến khách hàng hoàn toàn phụ thuộc vào người làm dịch vụ.

4. Có cơ chế kiểm tra và rà soát số liệu

Một người nhập dữ liệu và một hệ thống có cơ chế kiểm tra là hai mức chất lượng khác nhau.

Doanh nghiệp nên tìm hiểu:

dữ liệu có được kiểm tra lại hay không;
ai chịu trách nhiệm rà soát;
có đối chiếu ngân hàng không;
có kiểm tra công nợ không;
có rà soát số dư không;
có kiểm tra chứng từ bất thường không;
cuối kỳ có bước kiểm tra tổng thể không.

Sai sót kế toán không phải lúc nào cũng được phát hiện ngay.

Một dữ liệu ghi nhận chưa phù hợp có thể tồn tại nhiều tháng trước khi phát hiện.

Nếu đơn vị dịch vụ có quy trình rà soát, doanh nghiệp sẽ giảm được mức độ phụ thuộc vào một cá nhân và tăng khả năng phát hiện vấn đề sớm hơn.

Doanh nghiệp nên hỏi gì?

Có thể hỏi trực tiếp:

“Sau khi nhân viên xử lý dữ liệu, có bước kiểm tra lại không?”

“Ai chịu trách nhiệm kiểm tra cuối kỳ?”

“Doanh nghiệp có nhận được kết quả đối chiếu định kỳ không?”

Cách đơn vị trả lời những câu hỏi này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu khá rõ về chất lượng quy trình.

5. Dữ liệu và thông tin doanh nghiệp phải được bảo mật

Đây là một trong những tiêu chí rất quan trọng khi lựa chọn công ty dịch vụ kế toán.

Đơn vị kế toán có thể tiếp cận những thông tin như:

doanh thu;
chi phí;
khách hàng;
nhà cung cấp;
công nợ;
giá mua;
giá bán;
tiền lương;
hợp đồng;
hóa đơn;
tài khoản;
dữ liệu tài chính;
các thông tin nội bộ khác.

Doanh nghiệp nên hỏi rõ:

ai có quyền truy cập dữ liệu;
dữ liệu được lưu ở đâu;
có phân quyền hay không;
cách gửi nhận file;
có sao lưu dữ liệu không;
trách nhiệm bảo mật được quy định như thế nào;
khi nhân sự phụ trách thay đổi thì quyền truy cập được xử lý ra sao.

Doanh nghiệp vẫn phải kiểm soát dữ liệu của mình

Thuê ngoài không có nghĩa là giao toàn bộ quyền kiểm soát dữ liệu cho đơn vị dịch vụ.

Doanh nghiệp nên bảo đảm:

có thể truy cập dữ liệu cần thiết;
có bản sao hồ sơ quan trọng;
biết tài khoản nào đang được sử dụng;
biết ai có quyền truy cập;
có quy trình bàn giao;
có thể thu hồi quyền truy cập khi chấm dứt hợp đồng.

Dữ liệu kế toán là tài sản quan trọng của doanh nghiệp.

Không nên để dữ liệu chỉ nằm trong tay một cá nhân duy nhất.

6. Chi phí phải minh bạch và tương xứng với khối lượng công việc

Giá thấp không phải lúc nào cũng tốt.

Giá cao cũng không tự động đồng nghĩa với chất lượng cao.

Một báo giá rõ ràng nên giúp doanh nghiệp hiểu:

mức phí hiện tại;
phạm vi công việc;
giới hạn số lượng hóa đơn hoặc chứng từ;
công việc nào có thể phát sinh thêm phí;
công việc cuối năm có nằm trong gói không;
khi quy mô doanh nghiệp tăng thì mức phí thay đổi như thế nào.

Doanh nghiệp có thể hỏi trước những câu như:

“Nếu số lượng hóa đơn tăng gấp đôi thì mức phí thay đổi thế nào?”

“Nếu cần rà soát sổ sách cũ thì có tính phí riêng không?”

“Công việc cuối năm đã bao gồm trong phí chưa?”

“Nếu cần thêm báo cáo quản trị thì có phát sinh phí không?”

Những câu hỏi này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng:

mức giá ban đầu thấp nhưng sau đó phát sinh nhiều khoản ngoài dự kiến.

Nếu muốn tìm hiểu riêng về cách dự trù ngân sách, doanh nghiệp có thể xem bài Chi phí dịch vụ kế toán năm 2026: Doanh nghiệp nên dự trù bao nhiêu?.

7. Có khả năng đồng hành khi doanh nghiệp phát triển

Doanh nghiệp hôm nay có thể chỉ có:

vài nhân viên;
ít hóa đơn;
không có kho;
ít khách hàng;
ít giao dịch.

Nhưng sau một thời gian hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh:

nhiều nhân viên hơn;
nhiều hóa đơn hơn;
nhiều tài khoản ngân hàng;
nhiều khách hàng và nhà cung cấp;
hàng tồn kho;
nhiều loại nghiệp vụ;
nhu cầu báo cáo quản trị;
nhu cầu có kế toán nội bộ.

Do đó, đơn vị phù hợp không chỉ cần đáp ứng công việc hiện tại mà còn cần có khả năng phối hợp khi doanh nghiệp thay đổi.

Doanh nghiệp nên hỏi:

khi số lượng chứng từ tăng thì quy trình thay đổi thế nào;
có hỗ trợ doanh nghiệp có kho không;
có thể phối hợp với kế toán nội bộ không;
khi doanh nghiệp tuyển kế toán riêng thì bàn giao thế nào;
có thể chuyển từ thuê ngoài hoàn toàn sang mô hình kết hợp không.

Nếu đang phân vân giữa thuê ngoài và tuyển người làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp, có thể tham khảo bài Thuê kế toán ngoài hay tuyển kế toán nội bộ? Doanh nghiệp nên chọn phương án nào?.

Checklist 7 tiêu chí chọn công ty dịch vụ kế toán uy tín

Trước khi quyết định, doanh nghiệp có thể sử dụng checklist nhanh dưới đây.

Tiêu chí 1: Phạm vi công việc

Có mô tả rõ từng đầu việc không?
Có ghi rõ nội dung nào không nằm trong gói không?
Có quy định trách nhiệm của hai bên không?

Tiêu chí 2: Quy trình làm việc

Có quy trình nhận chứng từ không?
Có thời hạn xử lý không?
Có người phụ trách cụ thể không?
Có quy trình bàn giao không?

Tiêu chí 3: Chuyên môn và giao tiếp

Người phụ trách có giải thích vấn đề dễ hiểu không?
Có chủ động thông báo khi phát hiện vấn đề không?
Có hướng dẫn doanh nghiệp bổ sung hồ sơ không?

Tiêu chí 4: Kiểm tra số liệu

Có bước rà soát không?
Có đối chiếu định kỳ không?
Có người kiểm tra sau bước xử lý ban đầu không?

Tiêu chí 5: Bảo mật dữ liệu

Có quy định quyền truy cập không?
Có sao lưu dữ liệu không?
Có cơ chế bàn giao không?
Doanh nghiệp có kiểm soát được dữ liệu không?

Tiêu chí 6: Chi phí

Giá có minh bạch không?
Có giới hạn số lượng chứng từ không?
Có nói rõ trường hợp phát sinh phí không?

Tiêu chí 7: Khả năng đồng hành

Có thể phục vụ khi doanh nghiệp tăng quy mô không?
Có thể phối hợp với kế toán nội bộ không?
Có quy trình chuyển giao khi nhu cầu thay đổi không?

Nếu một đơn vị có thể trả lời rõ ràng các câu hỏi trên, doanh nghiệp sẽ có cơ sở tốt hơn để đánh giá trước khi ký hợp đồng.

Những dấu hiệu cần thận trọng khi lựa chọn dịch vụ kế toán

Ngoài các tiêu chí tích cực, doanh nghiệp cũng nên chú ý một số dấu hiệu cảnh báo.

Báo giá rất thấp nhưng không mô tả công việc

Một mức phí hấp dẫn chưa nói lên chất lượng dịch vụ.

Doanh nghiệp phải biết mình đang trả tiền cho những công việc cụ thể nào.

Nếu báo giá chỉ có một con số mà không có phạm vi chi tiết, rất khó so sánh với các đơn vị khác.

Không có đầu mối phụ trách rõ ràng

Nếu mỗi lần liên hệ lại phải trao đổi với một người khác và không ai chịu trách nhiệm chính, việc phối hợp lâu dài sẽ khó khăn.

Doanh nghiệp nên biết:

ai trực tiếp phụ trách;
ai kiểm tra;
khi cần hỗ trợ thì liên hệ ai.

Không có cơ chế bàn giao dữ liệu

Doanh nghiệp cần có quyền kiểm soát sổ sách và dữ liệu của mình.

Nếu đơn vị dịch vụ không có quy trình bàn giao rõ ràng thì đây là điểm cần xem xét kỹ.

Chỉ xử lý khi khách hàng nhắc

Một đơn vị dịch vụ tốt nên chủ động thông báo khi:

thiếu chứng từ;
dữ liệu bất thường;
công việc chưa hoàn thành;
cần doanh nghiệp bổ sung thông tin;
có vấn đề cần làm rõ.

Không nên để mọi việc chỉ được xử lý khi khách hàng phát hiện và hỏi.

Không giải thích được phạm vi trách nhiệm

Nếu doanh nghiệp thường xuyên phải hỏi:

“Việc này bên nào làm?”

thì ngay từ đầu phạm vi công việc chưa được xác định đủ rõ.

Có nên chọn công ty dịch vụ kế toán chỉ dựa trên giá?

Không nên.

Hãy giả sử có hai báo giá.

Đơn vị A có mức phí thấp hơn nhưng chỉ thực hiện các công việc cơ bản.

Đơn vị B có mức phí cao hơn nhưng bao gồm thêm:

kiểm tra chứng từ;
đối chiếu;
rà soát;
hỗ trợ;
bàn giao dữ liệu định kỳ.

Nếu chỉ nhìn vào con số cuối cùng, doanh nghiệp rất dễ kết luận sai.

Cách so sánh phù hợp hơn là:

Chi phí + phạm vi công việc + chất lượng quy trình + mức độ hỗ trợ.

Doanh nghiệp nên tìm phương án tạo ra giá trị phù hợp nhất thay vì đơn giản tìm mức giá thấp nhất.

Công ty nhỏ có cần chọn đơn vị dịch vụ lớn không?

Không nhất thiết.

Quy mô của đơn vị dịch vụ không phải là tiêu chí duy nhất.

Điều quan trọng hơn là:

người trực tiếp phụ trách;
chuyên môn phù hợp;
phạm vi công việc rõ;
chất lượng quy trình;
khả năng phản hồi;
khả năng bàn giao;
sự phù hợp với loại hình doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp nhỏ có thể phù hợp với một đội ngũ dịch vụ vừa phải nhưng có quy trình tốt và hỗ trợ sát.

Ngược lại, một đơn vị rất lớn nhưng quy trình không phù hợp với nhu cầu thực tế cũng chưa chắc là lựa chọn tốt nhất.

Doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên điều gì?

Doanh nghiệp nhỏ thường nên ưu tiên ba yếu tố.

Thứ nhất: Dễ phối hợp

Chủ doanh nghiệp cần biết:

phải gửi gì;
gửi cho ai;
gửi khi nào;
nhận kết quả khi nào.

Thứ hai: Chi phí dễ kiểm soát

Mức phí cần phù hợp với quy mô hiện tại và có cơ chế điều chỉnh rõ khi khối lượng công việc tăng.

Thứ ba: Có người hỗ trợ chuyên môn

Khi phát sinh vấn đề, doanh nghiệp cần có người giải thích và hướng dẫn rõ ràng.

Nếu doanh nghiệp còn nhỏ và chưa biết đã đến lúc thuê ngoài hay chưa, có thể xem thêm bài Khi nào doanh nghiệp nhỏ nên thuê dịch vụ kế toán?.

Nên yêu cầu gì trước khi ký hợp đồng dịch vụ kế toán?

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên làm rõ ít nhất:

phạm vi công việc;
mức phí;
số lượng chứng từ;
trách nhiệm cung cấp hồ sơ;
thời điểm gửi chứng từ;
người phụ trách;
thời gian phản hồi;
cách lưu trữ dữ liệu;
cách bàn giao dữ liệu;
trách nhiệm bảo mật;
công việc có thể phát sinh;
cách điều chỉnh phí;
quy trình kết thúc hợp đồng.

Càng rõ ngay từ đầu thì khả năng phát sinh tranh luận về sau càng thấp.

Có nên đánh giá chất lượng trong thời gian đầu hợp tác?

Có.

Trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp nên quan sát:

phản hồi có đúng thời gian không;
câu hỏi có được trả lời rõ không;
chứng từ thiếu có được thông báo không;
dữ liệu có được tổ chức tốt không;
người phụ trách có chủ động không;
sổ sách có được bàn giao không;
phạm vi công việc thực tế có đúng như thỏa thuận không.

Trải nghiệm làm việc thực tế thường cung cấp nhiều thông tin hơn một bản giới thiệu hoặc quảng cáo.

10 câu hỏi nên hỏi trước khi chọn công ty dịch vụ kế toán

Trước khi quyết định, doanh nghiệp có thể hỏi trực tiếp đơn vị cung cấp dịch vụ:

1. Gói dịch vụ bao gồm chính xác những công việc nào?

Đây là câu hỏi quan trọng nhất.

2. Có giới hạn số lượng hóa đơn hoặc chứng từ không?

Cần biết trước để dự trù chi phí khi doanh nghiệp tăng trưởng.

3. Ai là người trực tiếp phụ trách doanh nghiệp?

Cần có đầu mối rõ ràng.

4. Có người kiểm tra lại dữ liệu sau khi xử lý không?

Điều này giúp đánh giá cơ chế kiểm soát chất lượng.

5. Thời gian phản hồi thông thường là bao lâu?

Nên thống nhất ngay từ đầu.

6. Công việc cuối năm có nằm trong gói không?

Không nên chờ đến cuối năm mới hỏi.

7. Dữ liệu được lưu và bàn giao thế nào?

Doanh nghiệp cần luôn kiểm soát dữ liệu của mình.

8. Những trường hợp nào phát sinh thêm phí?

Nên thể hiện rõ trong báo giá hoặc hợp đồng.

9. Nếu doanh nghiệp tăng số lượng hóa đơn thì phí thay đổi thế nào?

Điều này giúp doanh nghiệp lập ngân sách tốt hơn.

10. Nếu chấm dứt dịch vụ thì quy trình bàn giao ra sao?

Một đơn vị chuyên nghiệp cần trả lời rõ câu hỏi này.

Câu hỏi thường gặp

Công ty dịch vụ kế toán uy tín cần có những đặc điểm gì?

Doanh nghiệp nên đánh giá tổng thể về phạm vi công việc, chuyên môn, quy trình, khả năng kiểm tra số liệu, bảo mật, chi phí, khả năng phản hồi và cơ chế bàn giao.

Có nên chọn dịch vụ kế toán rẻ nhất không?

Không nên chỉ dựa vào mức giá. Cần so sánh giá với phạm vi công việc và chất lượng dịch vụ thực tế.

Làm sao biết đơn vị dịch vụ có thực hiện đầy đủ công việc?

Doanh nghiệp nên yêu cầu phạm vi công việc bằng văn bản và có cơ chế bàn giao, báo cáo hoặc đối chiếu định kỳ.

Doanh nghiệp có nên giữ dữ liệu kế toán không?

Doanh nghiệp cần bảo đảm mình luôn có quyền kiểm soát và nhận lại dữ liệu cần thiết, kể cả khi thuê đơn vị bên ngoài thực hiện công việc.

Doanh nghiệp nhỏ có phù hợp với dịch vụ kế toán không?

Có thể phù hợp nếu doanh nghiệp chưa cần một kế toán làm việc toàn thời gian hoặc muốn tổ chức nguồn lực linh hoạt hơn.

Khi nào nên thay đổi đơn vị dịch vụ kế toán?

Doanh nghiệp có thể cân nhắc khi chất lượng công việc không đáp ứng yêu cầu, phản hồi chậm, dữ liệu không được kiểm soát, bàn giao không rõ ràng hoặc phạm vi dịch vụ không còn phù hợp với quy mô hiện tại.

Cách đơn giản nhất để chọn công ty dịch vụ kế toán phù hợp

Nếu cần rút gọn toàn bộ quá trình lựa chọn thành một nguyên tắc, doanh nghiệp có thể nhớ:

Rõ công việc + rõ trách nhiệm + rõ dữ liệu + rõ chi phí + rõ người phụ trách.

Một công ty dịch vụ kế toán uy tín không nên khiến khách hàng phải đoán:

họ đang thực hiện công việc gì;
dữ liệu đang ở đâu;
tiến độ đến đâu;
ai chịu trách nhiệm;
phí phát sinh khi nào;
khi kết thúc hợp đồng sẽ bàn giao ra sao.

Doanh nghiệp càng làm rõ được các yếu tố này trước khi hợp tác thì càng dễ kiểm soát chất lượng dịch vụ về sau.

AMN tiếp cận dịch vụ kế toán như thế nào?

Với Kế toán Thuế AMN, việc xác định phạm vi dịch vụ nên bắt đầu từ tình trạng thực tế của từng doanh nghiệp thay vì áp dụng một gói giống nhau cho mọi trường hợp.

Một số thông tin cần xem xét gồm:

ngành nghề hoạt động;
thời gian hoạt động;
quy mô doanh nghiệp;
số lượng hóa đơn;
số lượng giao dịch;
số lượng nhân viên;
tình trạng sổ sách;
có kho hàng hay không;
nhu cầu báo cáo;
những công việc doanh nghiệp muốn thuê ngoài.

Từ những thông tin này, doanh nghiệp có thể xác định rõ hơn phạm vi cần thực hiện, mức độ hỗ trợ cần thiết và chi phí phù hợp.

Nếu doanh nghiệp đang tìm một công ty dịch vụ kế toán uy tín và muốn biết mô hình nào phù hợp với tình trạng hiện tại, Kế toán Thuế AMN có thể hỗ trợ đánh giá khối lượng công việc và cùng doanh nghiệp làm rõ phạm vi dịch vụ trước khi triển khai.