Doanh nghiệp mới thành lập thường chưa có nhiều hóa đơn, vì vậy câu hỏi “có cần kế toán ngay không?” hoàn toàn hợp lý.
Câu trả lời ngắn gọn là: doanh nghiệp cần tổ chức công việc kế toán ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ, nhưng không phải lúc nào cũng cần tuyển một kế toán toàn thời gian.
Vì sao công ty mới vẫn cần người phụ trách kế toán?
Ngay cả trước khi có doanh thu, doanh nghiệp có thể phát sinh:
- góp vốn;
- tiền thuê văn phòng;
- mua máy móc;
- phần mềm;
- ngân hàng;
- lương;
- hóa đơn đầu vào;
- chi phí marketing;
- hợp đồng.
Nếu không ai chịu trách nhiệm, dữ liệu dễ bị tản mát và đến cuối kỳ mới phát hiện thiếu chứng từ.
Ba mô hình phổ biến
1. Kế toán nội bộ
Phù hợp khi doanh nghiệp cần xử lý dữ liệu hàng ngày, có nhiều giao dịch, kho, công nợ và phòng ban.
2. Thuê dịch vụ kế toán
Phù hợp khi khối lượng chưa lớn, doanh nghiệp muốn kiểm soát chi phí cố định và chưa cần nhân sự hiện diện mỗi ngày.
3. Mô hình kết hợp
Kế toán nội bộ xử lý công việc hàng ngày; đơn vị bên ngoài hỗ trợ rà soát, thuế và báo cáo.
Bạn có thể xem phân tích chi tiết tại Thuê kế toán ngoài hay tuyển kế toán nội bộ?.
Khi nào chưa cần tuyển kế toán toàn thời gian?
Doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê ngoài nếu:
- ít hóa đơn;
- ít giao dịch ngân hàng;
- không có kho;
- ít nhân viên;
- chưa cần báo cáo quản trị hàng ngày;
- không phát sinh nghiệp vụ phức tạp.
Khi nào nên tuyển sớm?
Nên cân nhắc kế toán nội bộ nếu:
- có kho;
- nhiều mã hàng;
- giao dịch liên tục;
- cần theo dõi công nợ mỗi ngày;
- nhiều nhân viên;
- có nhiều bộ phận cần phối hợp;
- lãnh đạo cần số liệu thường xuyên.
Điều quan trọng hơn câu hỏi “có cần kế toán không”
Hãy hỏi:
Ai chịu trách nhiệm về dữ liệu kế toán?
Nếu câu trả lời không rõ, rủi ro sẽ tăng dù doanh nghiệp có thuê hay không.
Nếu thuê ngoài, cần yêu cầu gì?
- phạm vi công việc bằng văn bản;
- thời gian nhận chứng từ;
- người phụ trách;
- cơ chế rà soát;
- bảo mật dữ liệu;
- bàn giao file;
- trường hợp phát sinh phí.
Tham khảo 7 tiêu chí chọn công ty dịch vụ kế toán uy tín trước khi lựa chọn.
Chi phí có phải lý do chính?
Không. Chi phí quan trọng nhưng nên so sánh cùng phạm vi và chất lượng. Bài Bảng giá dịch vụ kế toán phụ thuộc vào những yếu tố nào? giúp bạn hiểu vì sao cùng là doanh nghiệp nhỏ nhưng báo giá có thể khác nhau.
Kết luận
Doanh nghiệp mới không nhất thiết cần một vị trí kế toán toàn thời gian, nhưng cần hệ thống kế toán được vận hành ngay từ đầu. Hãy chọn mô hình phù hợp với khối lượng công việc hiện tại và sẵn sàng thay đổi khi doanh nghiệp lớn lên.